La preuve de l’état de chaque machine, à la livraison comme à la reprise.
Pour chaque machine, le chauffeur relève sur son téléphone ce que vous lui demandez : photos, compteur, carburant, contrôles, dommages. Puis le client signe. À la reprise, le relevé est comparé à celui de la livraison, et le rapport sort en PDF, daté, signé, avec son empreinte numérique.
Ce que le chauffeur relève dépend de la machine.
Engin thermique ou électrique, matériel sans compteur ou modèle que vous définissez : la catégorie fixe les photos demandées, le compteur, le niveau de carburant ou de charge et la liste des contrôles. Chaque machine a sa fiche, où le chauffeur note le numéro de parc lu sur la plaque.
Un dommage se photographie. Un « Impossible » s’explique.
Une machine en « Dommage » ou « En panne » se photographie ; un contrôle à « Non » demande aussi sa photo. Ce que le chauffeur ne peut pas relever, un compteur illisible par exemple, il le marque « Impossible » avec sa raison, sans bloquer l’état des lieux : le rapport est marqué « Incomplet », et l’agence le voit.
Le client signe ce qu’il a vu.
La signature sur le téléphone vaut pour ce qui a été montré : si une photo ou un relevé change ensuite, le client signe à nouveau. S’il est absent, le chauffeur photographie l’endroit où il laisse la machine et ajoute une note ; s’il refuse de signer, son motif est noté.
À la reprise, la livraison est sous les yeux du chauffeur.
Sur la fiche de la machine, le chauffeur retrouve son « Dernier relevé », son « Dernier niveau », ses photos et les dommages déjà signalés, qu’il coche. Chaque écart devient une réserve à la reprise et une anomalie sur le plan : compteur ou niveau plus bas, nouveau dommage, état des lieux non signé.
Un PDF par arrêt, avec l’heure et l’empreinte numérique de chaque photo.
Le PDF reprend l’arrêt, le chauffeur et le camion, puis chaque machine avec ses relevés, l’écart avec la livraison et ses photos, légendées de leur heure et de leur empreinte. Suivent la signature et l’empreinte SHA-256 du rapport, une suite de caractères qui change si le fichier est modifié. Vos « Mentions du rapport » sont imprimées en pied de chaque page. Vous le téléchargez depuis le plan ou depuis la commande.
Un relevé erroné se rectifie, sans rien effacer.
Un administrateur ou un planificateur corrige un relevé, un numéro de parc ou une note, avec un motif. Le rectificatif est un nouveau rapport, daté et signé de son auteur ; il garde les photos et la signature du client, et l’original reste consultable avec son propre PDF.
Les anomalies se voient de loin.
Sur le plan, chaque arrêt porte l’icône de son rapport et le nombre de ses anomalies ; dans les commandes d’une journée, le filtre « Anomalies d’état des lieux » les isole. Vous ouvrez d’abord celles que le client pourrait contester.
Donnez-nous le nom de votre agence et décrivez-nous une journée type. Nous vous répondons par e-mail et, si vous le souhaitez, nous vous montrons PrimeRouting avec vos camions et vos commandes.
contact@primerouting.com